Quais as obrigações fiscais de quem trabalha como PJ na saúde?

Quem abre empresa para trabalhar na saúde ganha um CNPJ (o número da empresa na Receita Federal) e, junto com ele, uma lista de tarefas que não para. Tem guia para pagar todo mês, declaração para entregar todo ano, nota para emitir a cada plantão e papel para guardar por anos. Isso vale mesmo para quem trabalha sozinho e só presta serviço para hospital e home care, em qualquer estado do Brasil.

Este guia é para enfermeiro, fisioterapeuta, psicólogo, nutricionista, fonoaudiólogo, terapeuta ocupacional e outros profissionais da saúde que não são médicos. Você vê cada obrigação, quando ela vence, quanto custa atrasar e o que fica com você ou com o contador. O que é federal (Receita Federal, INSS, Simples Nacional e imposto de renda) vale igual no Brasil todo. O que é da prefeitura e do conselho regional muda de lugar para lugar, e avisamos quando for o caso. No fim, mostramos quando dá para trabalhar sem nada disso.

O que é obrigação fiscal, em palavras simples?

São dois tipos de dever:

• Pagar: o imposto em si, como a guia do Simples Nacional e o INSS. A lei chama de obrigação principal.
• Informar: emitir nota, entregar declarações e guardar documentos. A lei chama de obrigação acessória. Mesmo quando não há imposto a pagar, muitas vezes ainda há algo a informar.

Atrasar qualquer um dos dois gera multa. E declaração entregue errada pode virar cobrança: a declaração do Simples, por exemplo, vale como confissão de dívida, ou seja, o que você declarou e não pagou pode ser cobrado direto (art. 25, § 1º, da Lei Complementar 123/2006).

Quais são as obrigações fiscais do PJ da saúde?

A maior parte dos profissionais da saúde com empresa própria fica no Simples Nacional, o regime que junta vários impostos numa guia só. Enfermagem, fisioterapia, psicologia e nutrição não podem ser MEI (o microempreendedor individual), porque essas atividades não estão na lista do MEI. Por isso, o quadro abaixo é o de uma microempresa no Simples, com uma pessoa só e sem funcionários.

Abaixo, cada uma explicada, com a fonte oficial.

Obrigações de todo mês

1. Emitir a nota fiscal de cada serviço

Toda empresa do Simples precisa emitir documento fiscal de cada serviço prestado (art. 26, I, da Lei Complementar 123/2006). Na prática, é a NFS-e, a nota fiscal de serviço eletrônica, emitida no sistema da sua cidade ou no emissor nacional da NFS-e. Qual dos dois usar depende do seu município: pergunte na prefeitura ou ao contador. Sem nota, o hospital ou o home care não paga, e o faturamento fica sem prova.

Exemplo: uma fisioterapeuta que atende dois home cares e um hospital emite pelo menos três notas por mês, uma para cada um. Se ela atende paciente particular, emite nota também para ele. Veja como receber de várias empresas de home care sem bagunça de notas e, para psicólogos, como emitir a nota no hospital.

2. Declarar o mês e pagar o DAS

O DAS é a guia única do Simples. Ela junta impostos federais, a contribuição da empresa ao INSS e o ISS, o imposto da prefeitura. Por isso, a mesma guia vale em qualquer cidade do Brasil, com o mesmo prazo. Antes de gerar a guia, a empresa informa o faturamento do mês no PGDAS-D, o programa de cálculo do Simples. A lei manda informar até o vencimento do pagamento (art. 18, § 15-A, da LC 123/2006), e a Resolução CGSN 140/2018 fixa o vencimento no dia 20 do mês seguinte. As regras ficam no Portal do Simples Nacional.

Exemplo: uma enfermeira emitiu R$ 8.000,00 em notas em março. Com o Fator R em dia, ela paga 6% de DAS, ou seja, R$ 480,00, até 20 de abril. Com o Fator R abaixo de 28%, a mesma guia seria de R$ 1.240,00 (15,5%). Entenda a conta em o que é o Fator R e em Simples ou Lucro Presumido.

3. Pró-labore, INSS, eSocial e DCTFWeb

Pró-labore é o "salário" que o dono tira da própria empresa. Sobre ele, a empresa desconta 11% de INSS do sócio e paga a guia até o dia 20 do mês seguinte (art. 30, I, "b", da Lei 8.212/1991). Esse pagamento é informado todo mês ao governo pelo eSocial (o sistema que recebe dados da folha) e pela DCTFWeb (a declaração que gera a guia do INSS). Quem monta isso, na prática, é o contador.

Exemplo: um pró-labore de R$ 2.240,00 gera R$ 246,40 de INSS (11%). Esse dinheiro conta para a sua aposentadoria. Desde 2026, pró-labore de até R$ 5.000,00 por mês não paga imposto de renda (Lei 15.270/2025; tabela do INSS). Veja quanto de pró-labore tirar e como o PJ da saúde contribui para o INSS.

4. Conferir o que o hospital segurou

Muitos hospitais e home cares seguram parte do imposto na hora de pagar a nota. Isso se chama retenção na fonte. O ISS, por exemplo, pode ser retido pela cidade de quem contrata. Fora do Simples, a alíquota do ISS é fixada por cada município, entre 2% e 5% (arts. 8º e 8º-A da Lei Complementar 116/2003), e quem retém e como depende das regras da cidade. Se a empresa não descontar o que já foi retido na hora de fazer o DAS, ela paga o mesmo imposto duas vezes. Por isso, guarde o informe de cada pagamento e mande junto com as notas para o contador. Entenda em por que o valor que caiu na conta é menor que o do plantão e em ISS do profissional da saúde.

5. Livro-caixa e contabilidade

A empresa do Simples que não é MEI precisa manter um livro-caixa com toda a movimentação do dinheiro, inclusive a do banco (art. 26, § 2º, da LC 123/2006). O Código Civil (arts. 1.179 e 1.182) também pede contabilidade feita por contador habilitado. Por isso, na prática, quem tem empresa tem contador. Veja enfermeiro PJ precisa de contador?, psicólogo precisa de contador? e nutricionista PJ precisa de contador?.

Obrigações de todo ano

6. DEFIS: a declaração anual do Simples

Toda empresa do Simples entrega uma declaração anual com informações do ano anterior (art. 25 da LC 123/2006). Ela se chama DEFIS, e o prazo é 31 de março do ano seguinte, fixado no art. 72 da Resolução CGSN 140/2018. Exemplo: o ano de 2026 é declarado até 31 de março de 2027.

7. Dmed: a declaração de serviços de saúde

A Receita diz que a empresa prestadora de serviços de saúde entrega a Dmed, a Declaração de Serviços Médicos e de Saúde. É nela que entram os valores recebidos de pessoas físicas, como o paciente particular que paga com o próprio CPF. Assim a Receita cruza o que você recebeu com o que o paciente deduziu no imposto de renda dele. A entrega é anual: a Dmed entregue em 2026 (sobre 2025) ia até 27 de fevereiro de 2026, o último dia útil do mês. Entregar depois gera multa. Se você atende só hospital e home care, pergunte ao contador como fica no seu caso.

8. Conselho profissional e prefeitura

Isso não é imposto, mas é obrigação de quem tem empresa e cobra todo ano:

• Registro da empresa no conselho: o registro e a anuidade são feitos no conselho regional do seu estado: Coren na enfermagem, Crefito na fisioterapia e na terapia ocupacional, CRP na psicologia, CRN na nutrição e Crefono (CRFa) na fonoaudiologia. Na enfermagem, a empresa com atividade de enfermagem precisa de registro no Coren e de um enfermeiro responsável técnico (Resolução Cofen 721/2023). Na psicologia, o CFP tem regras próprias para a pessoa jurídica. Cada conselho regional cobra anuidade da empresa, além da sua, com valor e prazo próprios. Veja preciso registrar empresa no conselho? e quanto custa a anuidade em 2026.
• Prefeitura: muitas cidades cobram uma taxa anual de licença ou de fiscalização, mesmo de quem trabalha só dentro de hospital. Se ela existe, o nome, o valor e o prazo dependem do seu município. Confira no site da prefeitura onde a empresa está registrada.

9. O seu imposto de renda de pessoa física

Ter empresa não acaba com a sua declaração pessoal. Nela entram o pró-labore e o lucro que você tirou da empresa. Se você também recebe por RPA ou de paciente particular como pessoa física, isso entra junto. Veja como declarar o imposto de renda e quais despesas dá para deduzir.

Por quanto tempo guardar os papéis?

A empresa do Simples precisa guardar os documentos que serviram para calcular os impostos enquanto eles ainda puderem ser cobrados (art. 26, II, da LC 123/2006). Em regra, a Receita tem 5 anos, contados a partir do ano seguinte, para cobrar um imposto (Código Tributário Nacional, art. 173). Na prática: uma nota de março de 2026 deve ficar guardada pelo menos até o fim de 2031. Guarde em pasta digital, com cópia: notas, guias pagas, comprovantes de retenção, contratos com hospitais e home cares e o termo do pró-labore.

Quanto custa atrasar?

Imposto federal pago fora do prazo tem multa de 0,33% por dia de atraso, limitada a 20%, mais juros pela taxa Selic (art. 61 da Lei 9.430/1996).

Exemplo: o DAS de R$ 480,00 pago 10 dias depois do vencimento leva 3,3% de multa, ou seja, R$ 15,84, mais os juros. Pago com 2 meses de atraso, a multa já bateu o teto de 20%: R$ 96,00, mais os juros. Declaração entregue fora do prazo, como a DEFIS e a do mês, também tem multa própria. E guia atrasada por muito tempo pode tirar a empresa do Simples.

O custo maior quase nunca é a multa. É o Fator R esquecido, o imposto retido que ninguém descontou ou o pró-labore abaixo do ponto. No exemplo acima, só o Fator R errado custaria R$ 760,00 a mais por mês.

Quanto custa um DAS de R$ 480 atrasado

• R$ 480DAS do mês, com Fator R em dia (6%)
• R$ 15,84multa com 10 dias de atraso (3,3%)
• R$ 96multa no teto de 20%, com 2 meses de atraso
• R$ 760a mais por mês com o Fator R errado (15,5%)

Uma rotina simples para não esquecer nada

1. A cada plantão ou atendimento: emita a nota (ou peça ao contador) e anote para quem foi e quanto.
2. Até o dia 5 do mês seguinte: mande ao contador as notas, os comprovantes de pagamento e o que cada hospital reteve.
3. Até o dia 20: pague o DAS e o INSS do pró-labore. Confira se os valores batem com o que você faturou.
4. Todo mês: pergunte ao contador como está o Fator R.
5. No início do ano: veja o prazo da anuidade no seu conselho regional e o da taxa da prefeitura, se houver, e separe os dados da Dmed com o contador.
6. Até 31 de março: confirme que a DEFIS foi entregue.
7. No período do imposto de renda: faça a sua declaração de pessoa física com o informe da empresa.

Quanto custa tudo isso por ano, em reais, está em quanto custa manter um CNPJ.

Rotina do PJ da saúde para não esquecer nada

1. A cada serviçoEmita a nota fiscal e anote para quem foi e quanto.
2. Até o dia 5Mande ao contador as notas, os comprovantes e o que cada hospital reteve.
3. Até o dia 20Pague o DAS e o INSS do pró-labore do mês anterior.
4. Todo mêsPergunte ao contador como está o Fator R.
5. Até 31 de marçoConfirme a entrega da DEFIS; a Dmed vai até o último dia útil de fevereiro.
6. No imposto de rendaFaça a sua declaração de pessoa física com o informe da empresa.

E quem trabalha sem empresa?

A lista fica bem menor, mas não some:

• RPA: o hospital ou o home care paga você como autônomo e desconta INSS e, se for o caso, imposto de renda na fonte. Você declara tudo no imposto de renda anual. Veja o que é RPA.
• Paciente particular como pessoa física: você emite o recibo pelo Receita Saúde, obrigatório desde 2025 para fisioterapeutas, fonoaudiólogos, psicólogos e terapeutas ocupacionais (e também médicos e dentistas); enfermeiros e nutricionistas podem usar, mas não são obrigados (Instrução Normativa RFB 2.240/2024), e paga o imposto do mês pelo Carnê-Leão. Veja o que é o Receita Saúde e nota fiscal sem CNPJ.
• Cooperativa: segue as regras da cooperativa. Compare em cooperado, RPA, PJ ou associado.

Antes de abrir empresa só porque alguém pediu, leia home care pode exigir que eu abra CNPJ?, autônomo, profissional liberal ou PJ e quando não precisa abrir empresa.

Onde a adm.care entra

A adm.care não é escritório de contabilidade e não cuida da contabilidade da sua empresa. É o app do grupo adm.doctor para enfermeiros e outros profissionais da saúde que não são médicos.

No modelo de associado, você trabalha sem abrir empresa própria. Então a maior parte da tabela acima não é sua:

1. Você baixa o app, informa o número do conselho (Coren, Crefito, CRP, CRN ou Crefono) e a chave PIX da sua conta pessoal, e assina o termo de associado, o contrato digital de parceria.
2. O nosso time faz o seu cadastro como prestador nos hospitais, home cares e laboratórios e emite as notas fiscais para eles.
3. No app, você vê o status de cada fatura a receber e, antes do PIX, o valor bruto, quanto sai de impostos e taxas e o ganho líquido.
4. Com os impostos e taxas já pagos e as declarações fiscais enviadas por nós, o valor líquido cai por PIX na sua conta pessoal, com o comprovante no app.

Veja como funciona e os planos. Se você já tem empresa, fale com a gente antes, para ver o que vale para o seu caso. Outras dúvidas estão na ajuda, e quem responde é uma pessoa do nosso time.

Resumo para levar

• Todo mês: nota de cada serviço, declaração do Simples, DAS e INSS do pró-labore até o dia 20, eSocial e DCTFWeb, Fator R e conferência das retenções.
• Todo ano: DEFIS até 31 de março, Dmed até o último dia útil de fevereiro, anuidade da empresa no conselho regional, taxa da prefeitura (se a cidade cobrar) e o seu imposto de renda.
• Prazos federais valem no Brasil todo; ISS, taxa da prefeitura e anuidade dependem do seu município e do conselho do seu estado.
• Guarde os papéis por pelo menos 5 anos contados do ano seguinte.
• Atrasar imposto custa 0,33% ao dia, até 20%, mais juros. Errar o Fator R custa muito mais.
• Sem empresa, a lista encolhe. No modelo de associado da adm.care, nota, impostos e declarações ficam com o nosso time.