Como trocar de contador sendo profissional da saúde?

Trocar de contador é um direito seu e pode ser feito em qualquer mês. O segredo é a ordem: primeiro você escolhe o novo, depois avisa o atual por escrito e, por fim, assina um distrato (o documento que encerra o contrato) dizendo até quando vai cada um e quando seus documentos serão entregues. Feito assim, nenhuma guia fica para trás.

Este guia é para enfermeiro, técnico de enfermagem, fisioterapeuta, psicólogo, nutricionista, fonoaudiólogo, terapeuta ocupacional e outros profissionais da saúde que têm empresa (CNPJ) ou pagam um contador para cuidar do imposto de renda.

O guia vale para todo o Brasil. As regras da Receita Federal, do INSS, do Simples Nacional e do imposto de renda são federais e iguais em qualquer estado, e a regra dos contadores é do Conselho Federal de Contabilidade. O que muda de lugar para lugar é o que depende da prefeitura (o sistema de nota fiscal, a inscrição municipal e o ISS) e do conselho regional da sua profissão no seu estado. Nesses pontos, o texto avisa que depende do seu município ou do seu estado.

Antes de trocar: você precisa mesmo de um contador?

Depende de como você recebe. Veja os três casos mais comuns:

Se você não tem certeza de em qual linha está, leia cooperado, RPA, PJ ou associado: qual a diferença. Para quem tem empresa, os textos enfermeiro PJ precisa de contador?, psicólogo autônomo precisa de contador? e nutricionista PJ precisa de contador? explicam o que o contador faz.

Sinais de que vale a pena trocar

Nem toda insatisfação pede troca. Às vezes falta só um combinado claro. Converse primeiro. Se depois da conversa os problemas abaixo continuarem, é hora de procurar outro:

• A empresa paga imposto na tabela mais cara e ninguém explica por quê. No Simples Nacional, fisioterapia, psicologia, nutrição e outras atividades da saúde dependem do Fator R (a conta que compara o pró-labore com o faturamento) para pagar menos. Veja o que é o Fator R.
• Guias chegam atrasadas ou você já pagou multa por um atraso que não foi seu.
• Ninguém confere o imposto retido. Hospitais e home cares costumam segurar parte do imposto na hora de pagar. Se o contador não desconta isso da guia, você paga duas vezes. Entenda em por que o valor que caiu na conta é menor que o do plantão.
• Você não tem acesso aos seus próprios documentos, como as guias pagas e as declarações entregues.
• As perguntas ficam sem resposta por dias, ou cada vez fala com uma pessoa diferente.

Quanto um enquadramento errado pode custar

Exemplo: uma fisioterapeuta com empresa no Simples fatura R$ 9.000,00 por mês. Na primeira faixa, o Simples Nacional cobra 6% no Anexo III e 15,5% no Anexo V.

Para chegar ao Anexo III, o pró-labore (o "salário" que a dona tira da empresa) precisa ser de pelo menos 28% do faturamento, aqui R$ 2.520,00, com INSS sobre ele. Um contador atento faz essa conta todo mês. Mais em quanto de pró-labore tirar.

Quanto custa esquecer o Fator R

Anexo III (Fator R em dia)Anexo V (Fator R esquecido)

Alíquota da primeira faixa

6%

15,5%

Guia do mês (DAS)

R$ 540,00

R$ 1.395,00

Diferença no mês

—

R$ 855,00 a mais

Diferença no ano

—

R$ 10.260,00 a mais

O que a regra dos contadores diz sobre a troca

Quem regula o contrato com o contador é o Conselho Federal de Contabilidade, na Resolução CFC 1.590/2020. Os pontos que importam para você:

• O contrato precisa dizer o aviso prévio (art. 2º, letra "l"). É o tempo que você avisa antes de sair. Leia o seu antes de tudo.
• Toda saída tem distrato (art. 6º). Se não der para assinar, o contador avisa você por escrito que o contrato acabou.
• Você recebe seus documentos e pode indicar, por escrito, outra pessoa para receber por você, como o novo contador (art. 7º).
• O prazo de entrega dos documentos é o que estiver no distrato (art. 9º). Por isso, escreva uma data.
• O contador antigo avisa o novo sobre fatos que ele precisa saber (art. 8º).
• O contador antigo entrega as declarações do período dele (as obrigações acessórias), mesmo que o prazo vença depois da saída, salvo se o contrato disser outra coisa (art. 10). Ele também fecha as demonstrações contábeis (o balanço) do período em que foi responsável (art. 9º, parágrafo único).

Cuidado com o "prazo legal de 30 dias". Muitos textos dizem que a lei dá 30 dias para o contador entregar os documentos e citam a Resolução CFC 987/2003. Esse prazo não existe. A 987/2003 também não fixava 30 dias: mandava pôr a forma de devolução numa cláusula do distrato, e o modelo anexo a ela só sugeria "até 60 dias". Ela foi revogada em 2020 pela própria 1.590/2020 (art. 14), que também não fixa prazo. Antes e agora, quem define o prazo é o distrato que você assina.

Passo a passo para trocar de contador

1. Escolha o novo contador antes de sair do atual. Assim nenhum mês fica sem responsável. Ele pode ser de outra cidade ou de outro estado, desde que conheça as regras da sua prefeitura. Confira o registro ativo dele no CRC e peça a proposta por escrito.
2. Leia o seu contrato atual. Procure o aviso prévio, se há multa por sair antes de um prazo e o que acontece com a mensalidade do último mês.
3. Avise por escrito. E-mail ou mensagem com data já servem como prova. Diga a data em que o contrato termina.
4. Combine a data de corte. É o último mês que fica com o contador antigo. Exemplo: se o corte é 30 de junho, a declaração do Simples de junho (que gera a guia), entregue em julho, ainda é dele (art. 10 da Resolução CFC 1.590/2020), salvo acordo diferente.
5. Assine o distrato com a lista de documentos e o prazo de entrega. A lista está logo abaixo.
6. Troque os acessos digitais. Cancele a autorização do contador antigo na Receita Federal e cadastre a do novo (veja a seção sobre acessos).
7. Acompanhe o primeiro mês do novo. Confira se a guia saiu no valor esperado, se o imposto retido pelos hospitais foi abatido e se você recebeu o resumo do mês.

Exemplo de calendário com aviso prévio de 30 dias

Neste exemplo você paga junho ao antigo e começa a pagar o novo em julho. Se o novo cobrar desde a contratação, em maio, combine para a mensalidade começar só quando ele assumir. Com uma mensalidade de R$ 300,00, isso evita gastar R$ 600,00 a mais.

Calendário da troca com aviso prévio de 30 dias

1. Começo de maioVocê contrata o novo contador.
2. 31 de maioVocê avisa o atual por escrito. O contrato vai até 30 de junho.
3. JunhoO antigo ainda cuida de tudo. Vocês assinam o distrato.
4. JulhoO antigo entrega a declaração do Simples de junho, que gera a guia. O novo assume as notas e as obrigações de julho.
5. AgostoVocê confere a primeira guia feita pelo novo.

Quais documentos pedir ao contador antigo

Os documentos da empresa são seus. Peça em arquivo digital:

Por que 5 anos? O Código Tributário Nacional (art. 195, parágrafo único) manda guardar livros e comprovantes até a Receita perder o direito de cobrar, e o Código Civil (art. 1.194) diz o mesmo para a empresa. Na prática, o prazo comum de cobrança é de 5 anos. Guarde uma cópia com você, não só com o contador.

Acessos e senhas: o que trocar no mesmo dia

• Receita Federal. O contador acessa a sua empresa pelo e-CAC (o portal da Receita) com uma autorização que você dá pela conta gov.br prata ou ouro. Pelo serviço cadastrar ou cancelar procuração para o e-CAC, você cancela a do antigo e cadastra a do novo. A nova vale depois que o contador confirmar.
• Prefeitura. Troque a senha do sistema de nota fiscal da sua cidade e passe o acesso ao novo, se ele for emitir as notas. Cada município tem o seu sistema e o seu jeito de cadastrar o contador responsável, por isso peça ao novo contador que confira as regras da sua prefeitura.
• Certificado digital da empresa. Ele é seu. Se o arquivo ficava só com o contador, peça de volta ou emita um novo e revogue o antigo.
• Bancos e sistemas de folha. Retire o acesso do antigo onde ele tinha.

Depois da troca, puxe as certidões de débitos da empresa no site de certidões da Receita e a certidão de tributos municipais no site da sua prefeitura. Se aparecer algo pendente do período do antigo, você já tem o distrato para cobrar.

Quando é melhor esperar para trocar

Dá para trocar em qualquer mês, mas alguns momentos pedem mais combinados:

• Começo do ano. É quando saem as declarações anuais da empresa. Combine por escrito quem entrega as do ano que passou. Os prazos estão no Portal do Simples Nacional.
• No meio de uma fiscalização ou de um parcelamento. Deixe claro no distrato quem acompanha até o fim.
• Logo depois de mudar de regime de imposto. Por exemplo, do Simples para o Lucro Presumido. O novo contador precisa entender a escolha. Fora do Simples, o ISS (o imposto da prefeitura sobre o serviço) é pago à parte, com alíquota de 2% a 5% conforme o município, pela Lei Complementar 116/2003. Veja Simples ou Lucro Presumido.

Como escolher o novo contador

1. Registro ativo no CRC. Confira o número no site do CRC do seu estado.
2. Experiência com saúde. Pergunte se ele atende enfermagem, fisioterapia, psicologia ou nutrição, se conhece o CNAE (o código da atividade) e o Fator R.
3. Retenções. Pergunte como ele confere o imposto que hospitais e home cares seguram. A retenção do ISS segue a regra de cada município, então vale perguntar se ele já atende empresas da sua cidade.
4. O que está no preço. Pró-labore, declarações anuais, imposto de renda da pessoa física, alteração de contrato. Peça por escrito.
5. Saída clara. Aviso prévio curto e prazo de entrega dos documentos já no contrato. Assim a próxima troca, se houver, também é simples.

Para ver tudo o que a empresa entrega no ano, leia obrigações fiscais de quem trabalha como PJ na saúde.

E se o problema não for o contador, e sim a empresa?

Às vezes você quer trocar porque a conta não fecha: contador, conselho da empresa, certificado e taxas pesam mais que o imposto que você economiza. Antes de trocar, faça a conta em quanto custa por ano manter um CNPJ e veja quando não precisa ter empresa.

A adm.care não é escritório de contabilidade e não abre nem fecha empresas. Quem fecha um CNPJ é o contador. O que a adm.care faz, no modelo sem empresa própria, é cuidar da parte administrativa de quem trabalha em hospitais, home cares e laboratórios:

• nosso time faz o seu cadastro como prestador em cada local;
• as notas fiscais saem de forma automática;
• os impostos e taxas são descontados e pagos antes do PIX, e as declarações fiscais são enviadas por nós;
• o valor líquido (o que sobra para você) cai por PIX na sua conta pessoal, com comprovante no app;
• você vê no celular o status de cada fatura a receber.

Não há taxa de adesão nem multa para sair. Veja como funciona e como contratar. Se você já tem empresa, fale com a gente para ver o que vale no seu caso.