Quanto custa manter um CNPJ na saúde, preciso de contador e o que entregar depois de abrir?

Abrir um CNPJ (o número da empresa na Receita Federal) é só o começo. Depois vêm as contas de todo mês e de todo ano, o contador e uma lista de prazos. Este guia é para enfermeiro, técnico de enfermagem, fisioterapeuta, psicólogo, nutricionista, fonoaudiólogo e terapeuta ocupacional. Ele responde três perguntas numa ordem de leitura: quanto custa manter a empresa, se você precisa de contador e o que precisa entregar depois de abrir. Cada parte resume um artigo do blog e leva até ele, para você aprofundar só o que precisa.

Vale para o Brasil todo. Receita Federal, Simples Nacional, INSS e imposto de renda são federais e iguais em qualquer estado. O que muda de lugar para lugar é dito assim: a anuidade da empresa depende do conselho regional do seu estado, e o ISS (o imposto da prefeitura sobre serviços), as taxas e o sistema de nota fiscal dependem do seu município.

Por onde começar: a pergunta certa é "como eu recebo?"

Contador obrigatório é coisa de empresa. O Código Civil manda a empresa manter contabilidade assinada por um contador com registro ativo no CRC (o Conselho Regional de Contabilidade). A lei só dispensa o pequeno empresário, que hoje, na prática, é o MEI (o microempreendedor individual). E enfermagem, fisioterapia, terapia ocupacional, psicologia, nutrição e fonoaudiologia não podem ser MEI. Resultado: abriu empresa, conte com contador desde o primeiro dia.

Quem recebe sem empresa (com carteira, por RPA, que é o recibo de autônomo, ou atendendo paciente particular no próprio CPF) não precisa de contador para empresa nenhuma. Pode contratar um por escolha, para o imposto de renda, mas não é obrigação. Por isso, antes de pensar em contador, veja de que lado você está. Os artigos abaixo seguem essa ordem: primeiro o custo, depois o contador da sua profissão, depois a lista de obrigações e, por fim, como trocar de contador.

Por onde começar

1. Como você recebeCom empresa, contador é obrigatório. Sem empresa (CLT, RPA ou particular no CPF), é escolha.
2. O custo da empresaContador, conselho, certificado e prefeitura, mais DAS e INSS. Some tudo antes de abrir.
3. O contador certoCRC ativo, experiência com saúde e Fator R conferido todo mês.
4. As obrigaçõesDAS e INSS até o dia 20; DEFIS até 31 de março; Dmed em fevereiro.
5. A troca, se precisarNovo contador primeiro, aviso por escrito e distrato com data de entrega.

Quanto custa manter um CNPJ na saúde

Manter uma empresa tem dois tipos de custo. Os custos fixos chegam mesmo sem nenhum plantão: contador, anuidade da empresa no conselho, certificado digital (a assinatura eletrônica da empresa) e taxa da prefeitura. Os impostos sobem e descem com o faturamento (o total das notas): o DAS, a guia mensal do Simples Nacional, e o INSS do pró-labore, que é o "salário" que o dono tira da própria empresa.

Em quanto custa por ano manter um CNPJ de enfermagem você vê a conta inteira, item por item. No exemplo de uma enfermeira com R$ 6.000 em notas por mês, os custos fixos somam R$ 4.899,67 por ano, e o total com imposto e INSS chega a R$ 11.437,27, ou 15,9% do faturamento. O artigo mostra por que a empresa quase nunca compensa abaixo de uns R$ 6.000 por mês, quanto custa uma empresa parada (uns R$ 4.900 por ano sem trazer um real) e cinco jeitos de gastar menos. Ele também traz a tabela para fisioterapeuta, terapeuta ocupacional, psicólogo, nutricionista e fono: a lógica é a mesma, muda o conselho.

Um número aparece em todos os artigos deste guia: o Fator R. É a divisão da folha (o pró-labore) pelo faturamento dos últimos 12 meses. Com 28% ou mais, a empresa paga pelo Anexo III do Simples, que começa em 6%. Abaixo disso, paga pelo Anexo V, que começa em 15,5%. Quem cuida dessa conta todo mês é o contador.

Preciso de contador? Depende da sua profissão e de como você recebe

A regra da lei é a mesma para todos. O que muda é o dia a dia de cada profissão: o conselho onde a empresa se registra, o recibo de quem atende particular e a faixa em que a empresa começa a valer a pena. Leia o artigo da sua área.

Enfermeiro, técnico e auxiliar de enfermagem

Em enfermeiro PJ precisa de contador? você entende o que o contador faz pela empresa de enfermagem e o que continua com você, como emitir a nota de cada plantão. O artigo mostra quanto um bom contador economiza: com R$ 8.000 em notas por mês, acertar o Fator R baixa a guia de R$ 1.240 para R$ 480, e a economia real, já com o INSS, é de R$ 700,60 por mês. Também traz o que perguntar antes de contratar, os sinais de que é hora de trocar e os cuidados do técnico e do auxiliar, que não podem ser o responsável técnico da empresa no Coren.

Psicólogo

Em psicólogo autônomo precisa de contador? a resposta é diferente: na maioria dos casos, não. Quem atende no CPF faz quatro tarefas sozinho, nos sistemas da Receita: o recibo no Receita Saúde (obrigatório para psicólogo desde 2025), o INSS, o carnê-leão (o imposto de renda do mês) e a declaração anual. O artigo mostra como o livro-caixa baixa o imposto, uma conta em reais em que o contador custaria quase 7% da renda, e os sinais de que ele passa a valer a pena: renda de várias fontes, renda alta, pacientes no exterior ou atraso. Se você tem empresa de psicologia, aí o contador é obrigatório.

Nutricionista

Em nutricionista PJ precisa de contador? você vê, numa tabela, quem precisa e quem não precisa, conforme o jeito de receber. O artigo explica o registro da empresa no CRN, que muita gente esquece, e testa a promessa de que a empresa compensa acima de R$ 3.000: com R$ 4.000 por mês pagos por empresas, a empresa própria costuma sair mais cara que o RPA. Também lembra que a nutricionista não é obrigada a usar o Receita Saúde.

Fisioterapeuta, terapeuta ocupacional e fonoaudiólogo

A regra do contador e a do Fator R são as mesmas. Muda o conselho onde a empresa se registra: Crefito na fisioterapia e na terapia ocupacional, CRFa (Crefono) na fonoaudiologia. Use o artigo de enfermagem como modelo e o de custo para somar a anuidade do seu conselho regional.

Depois de abrir: as obrigações de todo mês e de todo ano

Obrigação fiscal é de dois tipos: pagar (o imposto) e informar (nota, declarações e papéis guardados). Mesmo quando não há imposto, quase sempre há algo a informar. Atrasar qualquer um dos dois gera multa.

Em quais as obrigações fiscais de quem trabalha como PJ na saúde está a lista completa, com o prazo de cada uma e quem costuma fazer. Todo mês: a nota de cada serviço, a declaração do Simples, o DAS e o INSS do pró-labore até o dia 20 e a conferência do imposto que o hospital ou o home care segurou na nota. Todo ano: a DEFIS (a declaração anual do Simples) até 31 de março, a Dmed (a declaração de serviços de saúde) até o último dia útil de fevereiro, a anuidade da empresa no conselho, a taxa da prefeitura, se a sua cidade cobrar, e o seu imposto de renda de pessoa física. O artigo diz por quanto tempo guardar os papéis (em geral, 5 anos contados do ano seguinte), quanto custa atrasar (0,33% por dia, até 20%, mais juros) e traz uma rotina simples para não esquecer nada.

A lição do artigo: a multa quase nunca é o maior custo. O que mais pesa é o Fator R esquecido, o imposto retido que ninguém descontou e o pró-labore abaixo do ponto. É exatamente o que um bom contador vigia.

Quando o contador não cuida bem: como trocar

Os sinais se repetem nos artigos: a empresa no Anexo V há meses sem ninguém falar de Fator R, guia que chega em cima do prazo, imposto retido que ninguém confere e registro no conselho vencido sem aviso. Em como trocar de contador sendo profissional da saúde você vê que trocar é um direito seu, em qualquer mês. O segredo é a ordem: escolher o novo, avisar o atual por escrito e assinar um distrato (o documento que encerra o contrato) com a data de corte e o prazo de entrega dos documentos.

O artigo mostra quanto um enquadramento errado custa (numa fisioterapeuta com R$ 9.000 por mês, R$ 10.260 por ano), o que a regra do Conselho Federal de Contabilidade diz sobre a troca, a lista de documentos para pedir e os acessos para trocar no mesmo dia, como a procuração no e-CAC da Receita. E desfaz um mito: o "prazo legal de 30 dias" para o contador entregar os documentos não existe. Quem define o prazo é o distrato.

E se o problema não for o contador, e sim a empresa?

Às vezes a conta não fecha: contador, conselho da empresa, certificado e taxas pesam mais do que o imposto que a empresa economiza. Isso é comum para quem fatura pouco ou abriu CNPJ só porque o hospital ou o home care pediu nota. Antes de trocar de contador, refaça a conta no artigo de custo e compare com os caminhos sem empresa: RPA, cooperativa ou associado.

A adm.care não é escritório de contabilidade e não abre nem fecha empresas. É o app do grupo adm.doctor para profissionais da saúde que não são médicos. No modelo de associado, você trabalha sem empresa própria: o nosso time faz o seu cadastro como prestador nos hospitais, home cares e laboratórios, emite as notas fiscais, paga os impostos e taxas antes do PIX e manda o valor líquido para a sua conta pessoal. Sem empresa, não há contador, anuidade de empresa no conselho, certificado nem taxa da prefeitura para pagar. Em troca, você paga o plano da adm.care.

O que fazer agora

1. Veja como você recebe. Com empresa, contador é obrigatório. Sem empresa, é escolha.
2. Some o custo do seu CNPJ. Use a tabela de quanto custa manter um CNPJ com os valores do seu conselho e da sua prefeitura. Se o total passa de 15% do faturamento com folga, algo está fora do lugar.
3. Pergunte ao contador como está o Fator R. Todo mês. Abaixo de 28%, o imposto pula de 6% para 15,5%.
4. Compare com o caminho sem empresa. Em faça a conta do seu plantão, duas perguntas mostram o caminho do bruto ao PIX líquido estimado como associado. O passo a passo está em como funciona a adm.care, e os dois jeitos de contratar, em planos sem taxa de adesão e sem multa para sair.
5. Já tem empresa e contador? Fale com a gente no WhatsApp antes de decidir. Uma pessoa do nosso time vê o seu caso, e o mesmo vale para técnico de enfermagem.